Az eBuro 2.0 rendszer |
 |
Az eBuro egy mintegy 7 éve folyamatosan fejlesztett és működtetett rendszer. Magában foglalja az ügykezelést, a dokumentumkezelést, a letétkezelést, a partnerkezelést, az iktatást, közös naptárt, az elvégzett munkával kapcsolatos kimutatásokat, valamint határidős feladatok kezelését. Igazi erőssége a csoportmunka támogatásban rejlik, mely tucatnyi felhasználó esetén is áttekinthetővé és gördülékennyé teszi a munkát, lehetővé téve, hogy az ügyvédi iroda ténylegesen ügyekre és ügyfeleire koncentráljon.
Az egyfelhasználós programoktól eltérően az eBuro rendszer megkülönböztet "adminisztrátor" jogosultságú és "felhasználó" jogosultságú munkatársakat. A felhasználói jogosultságot (listák exportálása, listák nyomtatása, más felhasználók bejegyzései, letétkezelés, dokumentumkezelés, kimutatások) az ügyvédi iroda igényeinek megfelelően lehet beállítani.
Ügyfelek |
 |
A modul lehetővé teszi az ügyfelek adatainak - a kamarai szabályzatnak megfelelő - rögzítését. Amennyiben egy ügy során szereplővé válik egy már rögzített ügyfél, adatait a program egy mozdulattal bemásolja.
A program a teljesen eltérő adatstruktúra miatt külön kezeli a természetes személyeket és szervezeteket.
Természetesen egy ügyfél adatai módosulhatnak, így a program az aktualizált adatokat kapcsolja az ügyhöz. A módosítás nem visszamenőleges, azaz a korábbi ügybéli rögzítésre nincs hatással.
Ügyek |
 |
Az ügykezelés a program legfontosabb része. Amennyiben ön létrehoz egy új ügyet, azt a program automatikus év/szám alakú ügyszámmal látja el. Ezt követően rögzítheti az ügy szereplőit, továbbá az ügyhöz eseményeket köthet.
Egy esemény az alábbi adatokat tartalmazhatja: dátum, leírás és csatolt fájl. A csatolt fájl a programból megnyitható (legyen az dokumentum, táblázat, vagy akár e-akta), ennek köszönhetően nem kell fájlnév alapján bogarászni az adatok dzsungelében.
Az ügyről adatlap készíthető, melyet kinyomtatva teljes körűen eleget tehet a kamarai szabályzatnak. Az ügyek között keresési lehetőség is van (év, szám, ügy neve, leírás, ügyfél, esemény alapján), így bármikor az ön által keresett információ birtokába juthat.
Dokumentumkezelés |
 |
A dokumentum kezelés modul lehetővé teszi, hogy az ügyekhez csatolt fájlokat különböző kritériumok szerint leválogassa, azok tulajdonságait (őrzendő, archiválandó, őrzési határidő) módosítsa. Így könnyen lekérdezhet egy listát az aktuálisan selejtezendő, vagy archiválandó (felülbélyegzendő) fájlokról. A program az ügykezelés során egy előre beállított őrzési határidőt rendel a rögzített fájlokhoz, amit ha szükséges, ebben a menüpontban tud módosítani bármelyik rögzített fájl esetében.
Az eBuro rendszer a fentieken kívül minden rögzített fájlhoz egy ún. hash kódot is rögzít, amivel megállapítható, hogy egy fájl megváltozott-e a rögzítés óta. A rendszer lehetőséget biztosít minden egyes fájlról biztonsági másolat készítésére is. Ez esetben minden rögzítésre kerülő fájlt egy előre meghatározott tárterületre másol olyan módon, hogy a fájlnévhez egy verziószámot is rögzít. Így hiába kerül egy ügy esetén rögzítésre egy azonos nevű fájl, az eredeti is bármikor előhívható. A biztonsági másolat fájl megnyitása egy ideiglenes területről történik, így annak illetéktelen módosítása gyakorlatilag kizárt.
Letétek |
 |
A program letétkezelő modulja lehetővé teszi, a letéti számlák kezelését, valamint a letétek történetének rögzítését. A program több letéti számlát is kezel, illetve projekteket hozhat létre, az azokkal kapcsolatos pénzmozgások követésére. Szűrt listák alapján bármikor rendelkezésére áll az önt érdeklő egyenleg. Egy-egy letét esetén lehetőség van további be-, ill. kifizetések rögzítésére. A teljes letéti adatállomány Excel fájlként is exportálható.
Partnerek |
 |
Partnerei adatait rögzítheti ezzel a modullal. A szokásos név, cím, telefonszám adatcsoporton kívül e-mail címek, ill. weboldalak rögzítése is lehetséges, sőt ezek használatakor automatikusan indítható az alapértelmezett e-mail program, illetve böngésző. A rögzített partneradatok Excel fájlba exportálhatók, ill. kinyomtathatók.
Iktatás |
 |
Az iktatás modul a szokásos iktatási feladatokat látja el. Be- ill. kimenő iktatás esetén a küldeményt év/szám alakú iktatószámmal látja el. Az iktatás során rögzítheti, hogy milyen úton érkezett a küldemény, mely iktatási helyre került, melyik ügyhöz kapcsolódik, valamint megjegyzést tehet hozzá. Lehetőség van ún. referenciaszám rögzítésére is.
A modul saját iktatási partnertörzzsel rendelkezik, így nem kell minden alkalommal begépelni a partner adatait, amennyiben az már korábban rögzítésre került.
Az iktatás teljes körűen szűrhető, így nincs szükség bonyolult iktatószám-rendszer használatára. Természetesen az iktatás is exportálható Excel fájlba.
Feladatok |
|
A feladatkezelési modul lehetővé teszi, hogy munkatársaival megosztott feladatokat definiáljon. Minden feladatnak megbízottja, határideje van. Ezek természetesen rugalmasan, de szigorúan dokumentáltan változtathatók. Egy feladat története az ügyhöz hasonlóan dokumentált, későbbiekben egyértelműen visszakereshető.
Naptár |
|
A naptár modulban különböző eseményeket rögzíthet. Ez napi, heti illetve havi nézetben jeleníthető meg. A különböző munkatársakhoz különböző színeket társíthat, így egy pillantás alatt kiderül, hogy ki, mikor, milyen ügyben elfoglalt. Mindez naptár, illetve lista nézetben kinyomtatható.
Kimutatások |
|
Az eBuro rendszeren belül amikor egy ügyhöz tartozó esemény rögzítésre kerül, lehetőség van a ráfordított munkaóra, ill. az esetleges egyéb költségek rögzítésére is. A rögzítés során kiválaszthatja, hogy melyik munkatárs, mennyi időt töltött az adott feladattal, majd a program a korábban beállított, egyénenként megszabott óradíj alapján kiszámolja az adott munkafolyamat munkadíját. Amennyiben a megrendelő százalékos kedvezményre jogosult, a program azt is figyelembe veszi. Az ügyekhez rögzített események a Kimutatások menüpontban összegezhetők, ami lehetővé teszi az alábbiak listázását, ill. összegzését:
- Egy munkatárs által elvégzett munkaórák.
- Egy ügyben keletkezett munkaórák/munkadíjak/költségek.
- Egy időintervallumon belül keletkezett munkaórák/munkadíjak/költségek.
- Egy megbízó ügyeivel kapcsolatban keletkezett munkaórák/munkadíjak/költségek.
- Fentiek kombinációi